Verslag van de algemene ledenvergadering 2017

Klik hier om de notulen te downloaden of klik op "lees meer".

Aanwezig: Theo Geerts (Erelid), Peter de Vreede (Vz.), Lies de Wit, Alisha Geerling, Clementine Scheermeijer, Jolanda Bakker, Anne-Marie Peterzen, Maria Scharloo, Frouke Leeuwendal, Alinda Korteland, Kyra van Delft, Christian Paparella, Steven Kransse, Antonie Venema, Wijnie van Wijnen, sofia Bezemer (Not.) en Herma Slager.

Afmelding: Chantal de Koning, Sonja van der Stel, Nel Teeuw, Patricia de Greef en Martine Kuiper.

1. Opening:

De voorzitter opent de vergadering om 20:45 uur en heet iedereen die aanwezig is hartelijk welkom.

2. Bestuurssamenstelling en ondersteunende ledenadministratie

Anders dan voorgaande jaren wil de voorzitter beginnen met het agendapunt ‘bestuurssamenstelling en ondersteunende ledenadministratie’. Dit omdat het bestuur tegenover de aanwezigen leden zit in een nieuwe samenstelling. Tot een uur voor de opening van de Algemeen ledenvergadering hebben de leden en derden de mogelijkheid gekregen om zich aan te melden als nieuw kandidaat-bestuurslid. Tot aan de opening van de Algemene Ledenvergadering zijn er geen aanmeldingen bijgekomen.

Bestuursleden in 2016 waren; Peter de Vreede (voorzitter), Anne-Marie Peterzen (secretaris), Kyra van Delft (penningmeester) Maria Scharloo (algemeen bestuurslid), Wijnie van Wijnen (algemeen bestuurslid) Alisha Geerling (algemeen bestuurslid en verantwoordelijk voor het onderhoud materialen, aanschaf nieuwe toestellen, turnpakjes, website en een deel van de ledenadministratie) en Christian Paperella (verantwoordelijk voor het gebouw en het onderhoud)

Vanavond nemen wij afscheid van drie bestuursleden, Anne-Marie Petersen, Wijnie van Wijnen en Maria Scharloo. Deze drie dames zullen per 1 april 2017 aftreden.

Aan het einde van de vergadering wil de voorzitter stilstaan bij dit afscheid. De voorzitter bedankt deze dames hartelijk voor hun inzet de afgelopen jaren voor Olympia.

Herma Slager is tot eind 2016 verantwoordelijk geweest voor de ledenadministratie. Herma vult aan dat zij de werkzaamheden rondom de ledenadministratie altijd met veel plezier heeft uitgevoerd, in 2017 wordt het tijd voor nieuwe uitdaging. Herma wordt vervangen door Alisha Geerling, medebestuurslid binnen de vereniging.

Sinds januari 2017 hebben wij een aspirant-lid, Sofia Bezemer. Op 23 Januari is Sofia gevraagd om aanwezig te zijn bij de bestuursvergadering. Bij goedkeuring van het bestuur en de aanwezige leden wordt Sofia in het bestuur opgenomen en neemt het secretariaat van Annemarie over. Alle aanwezige leden en bestuursleden stemmen hierbij in.

Een nieuwe mededeling tijdens de Algemeen ledenvergadering is dat ook Kyra heeft aangegeven te willen aftreden als penningmeester binnen het bestuur. In combinatie met haar betaalde baan komt zij tijd te kort om de functie van penningmeester op zich te nemen. Per 1 april wordt er een vacature uitgezet voor een penningmeester.

De functieverdeling ziet er als volgt uit:

Voorzitter: Peter de Vreede

Secretaris: Sofia Bezemer

Penningmeester: Kyra van Delft (aftredend per 1 april)

Algemeen lid: Alisha Geerling, Christian Paparella

Leden administratie: Alisha Geerling

Per 1 april 2017 komt het bestuur van Olympia twee algemeen bestuursleden tekort De vraag van de voorzitter aan alle aanwezigen is om onder de leden en hun ouders te vragen of er iemand is die de ambitie heeft deel te nemen binnen het bestuur van Olympia.

3. Notulen van de algemene ledenvergadering van 29 maart 2016
Zie hiervoor de website en/of te verkrijgen in de bestuurskamer. De notulen van 29 maart 2016 worden goedgekeurd.

4. Ingekomen stukken voor de algemene ledenvergadering

Er zijn geen ingekomen stukken voor het algemeen ledenvergadering.

5. Jaarverslag 2016

Er staan zaken op de balans/ exploitatierekening die kort worden toegelicht door de voorzitter. Na de korte toelichting geeft de voorzitter aan dat de leden het volledige jaarverslag van 2016 kunnen vinden op de website van Olympia.

• Gebouw

Met betrekking tot het gebouw hebben er zichtbare veranderingen plaatsgevonden waaronder de vloer in het materialenhok en de vloer in de gang. Peter geeft aan dat Olympia goedkoper stookt. Dit lage energiegebruik zal straks een positieve uitkomst hebben op de balans van volgend jaar. De opbrengsten die we door de lage stookkosten overhouden kunnen elders worden ingezet. Lies haakt in op dit punt door te melden dat als zij ’s avonds om 23:30 de gymzaal verlaat, zij de kachel nog steeds hoort aanslaan. De voorzitter geeft aan dat de ketel binnen zeer korte tijd wordt vervangen. Tevens wordt er gekeken of er financiële middelen zijn om naast vervanging van de kachel ook vervanging van de verlichting naar Ledverlichting en het isoleren van de spouwmuren.

Deze punten zijn te realiseren voor Olympia als we geleidelijk aan deze punten oppakken.

Voor deze aanpassingen met betrekking tot het gebouw is subsidie aangevraagd in januari 2017. Uitsluitsel ontvangt de voorzitter in mei 2017. Doordat het bestuur zich eerst richt op de eerdergenoemde punten zal de aanschaf van nieuwe materialen op zich laten wachten.

Één van de aanwezige leden vraagt Peter of er ook gekeken is voor het plaatsen van dubbel glas? Peter geeft aan dat hij dit wel heeft overwogen, maar nog niet heeft meegenomen in de aanpassingen van het gebouw.

• Veiligheid

Inmiddels is er contact opgenomen met Link voor het ophangen van de brandblusmiddelen en de EHBO doos. Ook is er melding gemaakt van de kapotte noodverlichtingbordje. Als deze punten zijn afgehandeld wil het bestuur verder gaan met het onderhoud van het gebouw, gedacht moet worden aan verven van de kleedkamers en andere houtoppervlakten.

De vraag vanuit de voorzitter is aan de trainers om hiervoor ouders/vrijwilligers voor te werven die mee willen helpen.

• Acties en opbrengsten

Door de Sponsoractie in samenwerking met Jumbo Papendrecht heeft Olympia het volgende kunnen aanschaffen; magnesiumblokjes, paard, herenringen, en nog wat klein materiaal.

Ook is er materiaal verkocht dat niet meer gebruikt wordt. Deze opbrengen worden ook elders weer ingezet. De gemeente is op onderzoek uit of het te realiseren is om een groot sportcomplex op de zetten met meerdere verenigingen in Papendrecht.

• Gemeente

De gemeente heeft onder andere Olympia benaderd met de vraag of de vereniging in de toekomst de gymzalen op de aanwezige scholen in Papendrecht wil gebruiken. De gemeente is in onderzoek of het te realiseren is om één groot sportcomplex op te zetten. Voor nu zijn het alleen onderzoeken. Er zijn op dit moment geen zichtbare aanwijzingen dit in de toekomst te realiseren valt.

6. Exploitatierekening 2016/ Financieel overzicht

De penningmeester geeft aan dat is niet veel veranderd is ten opzichte van vorig jaar.

Op de balans hoort de opbrengst van de Grote Clubactie 2016 te staan, maar omdat deze pas in januari 2017 is geboekt, komt deze op de balans van 2017 te staan.

Op de balans zie je bij de post sponsoractie de airtrackmatjes staan. Door de actie hebben wij deze meteen kunnen af schrijven.

• Invulling positief saldo

Olympia heeft geld teruggekregen van de gasmeter, mede hierdoor staan we er positief voor.

Peter haakt in door aan te geven dat door de aanpassing van de meter wij ook een lagere prijs betalen voor het gasgebruik En dat levert een nog positiever resultaat.

Steven geeft aan bij punt vijf dat er gekeken kan worden naar de WOZ-waarde, 50 % we zijn een vereniging dus wij zijn dit niet verplicht. Impliciet spaart voor verbetering van je pand, je verbetert je kaspositie hierdoor. Noot Voorzitter, er wordt geen WOZ-waarde geïnd, deze kan af van de balans. We betalen alleen milieurecht.

De Kascommissie is bij elkaar geweest, het verslag en de controle zijn uitgevoerd door Jolanda en Steven. Steven geeft aan dat de controle is gedaan en dat alles naar behoren is uitgevoerd.

Steven geeft aan als advies om een onderhoudsplan op te stellen zodat je dit kunt opnemen op de balans onder de post reserveringen. Gedacht moet worden aan alle acties binnen nu en de komende dertig jaar. Voorbeelden hiervan zijn dat het dak van het gebouw iedere 15 jaar een vervangen/opknapbeurt toe is. Schilderen valt ook onder het onderhoudsplan.

Peter haakt hierop in dat dit ook het advies is geweest van de adviseur van de Bank.

Steven geeft aan dat je het plan voor de komende 30 jaar aan onderhoud kan terugrekenen tot aan 2018. Zo weet je als vereniging wat je ieder jaar nodig hebt aan onderhoudskosten. Dit geeft als resultaat; gelijkmatige belasting. Bestuur bespreekt dit met de volgende vergadering

• Benoeming kascommissie

Jolanda Bakker heeft in 2016 de controle uitgevoerd. Steven Kransse en Antonie stellen zich beschikbaar voor de Kascommissie 2017. De voorzitter bedankt Jolanda Bakker voor haar inzet in de afgelopen twee jaar.

Gymnastiekvereniging "Olympia" Papendrecht

• Begroting 2017, energiebesparende maatregelen en vervangen kachel

De bank heeft de penningmeester en voorzitter het advies gegeven om de exploitatierekening en de balans verder uit te diepen en daardoor inzichtelijker te maken. Samen met een goed plan van aanpak met betrekking tot de begroting en inzet zorgt ervoor dat de bank sneller akkoord gaat met een grotere lening.

De voorzitter geeft aan dat het lastig is, om als kleine vereniging subsidie te krijgen van de gemeente of bedrijven. Een alternatief voor de toekomst is groei en fusie met andere gymverenigingen. Of crowdfunding.

7. Huldiging jubilarissen

- Herma Slager (15 jaar lid)

De jubilarissen en aftredende bestuursleden krijgen een boeket bloemen en een cadeaubon overhandigd.

8. Rondvraag en Sluiting 22:45 uur

- De heer Krasse geeft aan dat hij niet eerder heeft vernomen dat de oud-voorzitter als erelid is benoemd. De voorzitter geeft aan dat dit besloten is om dat mede te delen tijdens de algemene ledenvergadering, maar door rumoer is dat ontschoten en is dat tijdens de Nieuwjaarsborrel nogmaals benoemd.

- We hebben het archief doorgenomen en de foto’s en documenten aan de stichting Dorpsbehoud uitgeleend. Zij gaan de documenten scannen, doornemen en wellicht komt daar ooit eens een expositie van.

- Stichting dorpsbehoud kan je met de vrijwilligerspas gratis in.

- Één van de trainsters geeft aan wanneer het bestuur de grote schoonmaakbeurt op gaat zetten.

- Lies geeft aan de riemen om de ladders nog niet bevestigd zijn, zij ziet graag dat dit zo snel mogelijk wordt opgepakt. Gedaan!

- De (oud) voorzitter geeft aan dat het bestuur een commissie moet gaan samenstellen voor het komende jubileum.

De vergadering wordt gesloten onder dankzegging van aanwezigheid.

Het bestuur wil zich na de Algemene ledenvergadering en met de komende sponsoracties zich richten op het 90 jarig bestaan van Olympia.

Downloads:

Notulen ALV Overzicht