Aanwezig: Peter de Vreede, Alisha Hoogesteger, Anne-Marie Peterzen, Kyra Paparella, Sandra Boontjes, Sandra Lagarde, Steven Kransse, Antonie Venema, Theo Geerts, Jolanda Bakker, Frouke Leeuwendal, Clementine Scheermeijer, Nella v.d. Berg, Wijnie van Wijnen, Ria van de Graaf, Patricia de Greef, Lies de Wit, Bets Hoogstraten en Judith Huizer.

Afmelding: Alinda Korteland.

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering om 20.40 uur en heet iedereen die aanwezig is hartelijk welkom. Doordat de cijfers niet op orde waren en door ziekte is de ALV uitgesteld (verschoven van maart naar mei).

Extra agendapunt: Contributieverhoging (stond reeds op oorspronkelijke agenda).

2. Bestuurssamenstelling en ondersteunende ledenadministratie

Bestuursleden in 2017 waren: Anne-Marie Peterzen, Kyra van Delft, Alisha Geerling, Christian Paparella, Sofia Bezemer en Peter de Vreede. De ledenadministratie wordt verzorgd door Alisha Hoogesteger-Geerling. Zij houdt zich ook bezig met de website en AVG (Privacywetgeving). Per 1 april 2018 zal Kyra aftreden als penningmeester. Sinds 1 november 2017 is Sandra Boontjes (alg. lid) erbij gekomen en vanaf januari 2018 zijn Sandra Lagarde (penningmeester), Judith Huizer (alg. lid) en Anne-Marie Peterzen erbij gekomen. De nieuwe bestuursleden worden geïntroduceerd. Anne-Marie heeft aangegeven haar taak als secretaris weer op haar te nemen, maar wel tijdelijk.

Het bestuur komt 1 algemeen bestuurslid te kort. Tot dan onthoudt Alisha zich van stemming. Steven: Om te stemmen hoef je geen oneven aantal bestuursleden te hebben, meeste stemmen gelden. Als het 50/50 wordt, blijft het onbeslist. Alisha kan/moet dus gewoon gebruik maken van haar stemrecht. Tevens geeft Steven een compliment voor het weer (het bestuur heeft het maanden met 3 pers. moeten doen) voltallige bestuur. Iedereen gaat akkoord.

3. Notulen van de algemene ledenvergadering van 28 maart 2017

Steven: STEVEN geeft aan als advies om een onderhoudsplan op te stellen moet zijn, de KASCOMMISSIE, zie punt 6. De notulen van maart 2017, te verkrijgen in bestuurskamer of zie website, worden goedgekeurd (met dank aan Sofia Bezemer). Het bestuur gaat onderhoudsplan oppakken.

4. Ingekomen stukken voor de algemene ledenvergadering

Ingekomen stuk: verklaring Decharge.

Opmerkingen/geconstateerd door kascommissie

- Verschuiving winstbestemming vervanging dak.

- Kanttekening: Zorgen kascie. investering(en) beperkt gedekt.

- Zéér beperkt vrij werkkapitaal > sparen.

- Onderhoud pand, géén voorziening(en).

- Contracten vrijwilligers belastingdienst/loondienst.

De vereniging dient van tevoren belasting af te dragen, anders risico op boete!

Bedrijf en vereniging = hetzelfde.

- Kachel € 7.000,-- Steven: Budgetaanvraag is niet gebeurd tijdens ALV.

Frouke: Nieuwe lampen, € 2.700,--? Peter: Het zijn energiezuinige lampen, armatuur.

Lies: Als men in het materialenhok bezig is, gaat het licht snel uit, erg onhandig. Peter: Ik ga kijken of het (in de kleedkamers) anders ingesteld kan worden. Dit geldt ook voor het toilet (punt Clementine).

Op een stem na (1 pers. onthoudt zich van stemming) en een voor gaat de rest van de leden niet akkoord met de verklaring “Decharge”. Reden: de isolatie en verlichting hadden op begroting moeten staan, dit is helaas niet gebeurd.

Jolanda: Waarom maken jullie geen gebruik van het aanbod om hulp van Antonie Venema en Steven Kransse? Sandra: Wij willen het eerst even laten bezinken en bespreken met het bestuur onderling.

Jolanda: Nu is er van alles misgegaan. Antonie: De procedure is niet goed gegaan. Sandra: Inderdaad, het is niet misgegaan, het is procedureel (Antonie) niet op de juiste wijze gegaan.

Peter: Energiescan/aanvraag hypotheek. Uit een energiescan van december 2016 is gebleken dat wij kunnen besparen op onze uitgaven als wij het gebouw isoleren, de kachel en de verlichting zouden vervangen. Hierop hebben wij diverse offertes opgevraagd. Vervolgens hebben wij gekeken wij subsidie konden krijgen. Hiervoor was een plan van aanpak nodig welke ik heb geschreven. Wat we niet hebben gedaan of aan hebben gedacht was de begroting van 2017 van het gebouw aan te passen. Omdat er geen budget was hebben wij de bank verzocht om de hypotheek aanpassen, maar daar hebben we vanaf gezien. De verlichting van de gymzaal moet nog wel gedaan worden, deze kosten € 11.000,- moeten nog op de begroting.

Peter: Conclusie: Als bestuur letten wij goed op onze uitgaven, maar moeten wel de procedure die in de statuten staan wel goed in de gaten houden en de leden hierover informeren.

Steven geeft een compliment dat we, ondanks niet gereserveerd te hebben, we er als vereniging toch goed voor staan.

5. Jaarverslag 2017

- Bestuursaangelegenheden.

Peter neemt de hoogtepunten 2017 omwille van de tijd snel door: O.a. ledenaantal = stabiel, 75% jeugd, 25% volw. etc.

- Gebouw. Zie verslag.

- Acties en opbrengsten. Zie Financiën (punt 6).

- Gemeente; Het bestuur wordt regelmatig benaderd door de gemeente over activiteiten, lezingen en bijeenkomsten. Wij maken hier keuzes in die voor de vereniging interessant zijn.

- Sportgala. Alisha en Peter zijn namens het bestuur hierbij aanwezig geweest.

6. Financiën

Exploitatie rekening.

Kyra:

Expl.overschot is 650.

Het ledenaantal is stabiel.

Kachel, lampen en muurisolatie aangeschaft.

Grote ClubActie 2016 is verwerkt in 2017.

Jeugdsubsidie 2017 is hoger dan in 2016.

Clementine: Wat houdt PR-kosten precies in? Is onduidelijk.

Alisha: Attenties winnaars GCA, bloemen zoveel jaar lid e.d.

Er zal een andere naam voor komen (actie penningmeester) wordt er besloten.

Begroting 2018: expl.overschot 325.

Vaste lasten gebouw (Wijnie: o.a. pacht van de grond) zijn bijgesteld/lager dan begroot.

Peter: Door de nieuwe kachel zal het gasverbruik circa 30% minder worden en in de loop der jaren misschien tot wel 40%. Actie Peter instelling > installateur.

KNGU.

Antonie: Waar zit het verschil van 500 in? Alisha: Dat zit hem in het bedrag dat de bestuursleden en trainers niet hoeven te betalen aan Bondscontributie. Maar de vereniging moet wel afdragen aan de KNGU.

Leidingkosten zijn van € 30.000 naar € 38.000,-- gegaan.

Steven: Ik vraag mij of dit verantwoord is, een stijging van 27%.

Peter: De tabellen voor de vergoedingen waren gebaseerd op oude tabellen uit 2001.

Hoofd-/hulptrainers. Inflatiecorrectie/Prijsstijgingscomponent (Steven).

Jolanda: Wij hebben liever een nieuwe balk en dat er geïnvesteerd wordt in opleiding.

Alisha: Het aantal uren voor de ritmische gymnastiek is fors gestegen, dus meer kosten.

Door de gedane investeringen, welke zonder toestemming van de leden zijn uitgevoerd en het missen van een begroting voor 2018 worden de jaarcijfers van 2017 niet akkoord bevonden. Begroting 2018 is onder voorwaarde geaccepteerd. Wel moet het bestuur zich beter verdiepen in de procedures en geldende regels.

Uitvoering.

Een uitvoering kost voor zaalhuur, licht e.d. circa € 7.000,-- Hiervoor is niets gereserveerd. Het benodigde bedrag wordt o.a. via acties bij elkaar gebracht, t.w. fancy fair, sponsorloop + entreegelden.

Ondanks dat we denken niets nodig te hebben, had dit op de begroting (schatting) moeten staan (Steven). Lopend boekjaar.

- Subsidies jeugdsport.

Voor de leden woonachtig in Papendrecht kan er subsidie aangevraagd worden bij gem.

Actie Alisha.

- Kascommissieverslag, controle uitgevoerd door Steven Kransse en Antonie Venema.

De kascommissie is bij elkaar geweest, het verslag en de controle zijn uitgevoerd door Steven en Antonie. De controle is gedaan en alles is naar behoren uitgevoerd.

Het verslag van de kascommissie wordt geaccepteerd, met dank aan Antonie Venema en Steven Kransse voor hun inzet.

- Benoeming kascommissie.

Wijnie van Wijnen en Frouke Leeuwendal stellen zich voor de eindcontrole beschikbaar voor de Kascie. 2018 (evt. advies Antonie Venema/Steven Kransse?!).

De voorzitter bedankt Antonie en Steven voor hun inzet in de afgelopen twee jaar.

Extra agendapunt: Contributieverhoging.

Alisha: “Olympia” zit ver onder het gemiddelde.

Voorstel contributieverhoging

Jeugd 28,05 > 33,00

16+ 33,30 > 36,00

Extra uur 20,70 > 21,00

Inschrijfgeld 7,00 > 10,00

Iedereen is unaniem voor alle verhogingen.

Theo: Het had fijn geweest, om het inzichtelijk te maken, als er een A4 was uitgedeeld.

Aandachtspunt voor de volgende keer.

Alisha: Gaat per 1 juli in.

Steven: Ik ben sowieso tegen inschrijfgeld.

Bestuur: Er gaat heel veel tijd in zitten (ook met Wet Privacy), dus wij zien het als administratiekosten.

Sandra: Heroverwegen vergoedingen. In ieder geval volgend jaar geen verhoging, maar is verlaging nu nog wel mogelijk? Onderhoud/personeel.

Jolanda: Ik zou graag in de begroting “Opleiding” willen zien. Als er hoofdleiding vertrekt hebben we een probleem voor de toekomst.

- Urenvergoeding technische leiding. Peter: Na zomervakantie.

- Afschrijvingen > apart potje voor reserveringen.

- € 38.000,-- gecommitteerd. Kunnen we nog onder afspraken uit?

Eén op éen gesprek met trainers. Actie Peter.

Sandra B.: Onder de voorwaarde dat de uitgaven technische leiding onder de loep worden genomen, ruimte creëren opleidingen, dit komend jaar.

7. Huldiging jubilarissen

De jubilarissen Jolanda Bakker, 25 jaar lid en mevrouw P. v.d. Berg, 40 jaar lid, krijgen allebei een mooi boeket bloemen en een speldje.

8. Rondvraag en Sluiting

Ria van de Graaf: Mijn complimenten voor het bestuur.

De voorzitter sluit om 22.45 uur de vergadering.