Verslag van de algemene ledenvergadering d.d. 15 mei 2019

Klik hier om de notulen te downloaden of klik op "lees meer".

Aanwezig: Peter de Vreede, Alisha Hoogesteger, Sandra Lagarde, Patricia de Greef, Frouke Leeuwendal, Ilona Sprong-Blootshoofd, Martine Mosterd, Clementine Scheermeijer, Wijnie van Wijnen, Judith Huizer en Anne-Marie Peterzen.

Afmelding: Sandra Boontjes en Alinda Korteland.

1. Opening

Peter opent de vergadering om 20.40 uur en stelt zich, als voorzitter van Gymnastiekver. “Olympia”, voor. Wat opvalt is de lage opkomst. Misschien in de toekomst andere vorm d.m.v. een presentatie of gastspreker (gezien bij andere verenigingen)?

2. Huldiging jubilarissen

Mevrouw Spek (15 jr. Lid) en Sonja van der stel (25 jr. Lid) hebben zich afgemeld. Mevrouw Bergsma (40 jr. Lid), mevrouw Cornelissen (15 jr. Lid) en mevrouw Rietveld (25 jr. Lid) zijn niet aanwezig. Mevrouw Bergsma had haar mail met uitnodiging niet gelezen, mevrouw Cornelissen was net terug van vakantie. Zij hebben inmiddels een mooi boeketje van Anne-Marie ontvangen . Mevrouw Rietveld is in Canada. Speldje, actie Alisha.

3. Bestuurssamenstelling en ondersteunende ledenadministratie

Bestuursleden in 2018 waren: Anne-Marie Peterzen, Alisha Hoogesteger-Geerling, Judith Huizer (tot 1 januari 2019), Sandra Boontjes, Sandra Lagarde en Peter de Vreede. De ledenadministratie wordt verzorgd door Alisha Hoogesteger.

Na de ALV zullen Anne-Marie en Sandra L. hun functies neerleggen. De functies van penningmeester en secretaris worden voorlopig opgevangen door het bestuur.

Anne-Marie heeft haar functie tijdelijk, voor de periode van 1 jaar, (opnieuw) verricht.

Sandra B. moet helaas afhaken (privéomstandigheden).

De vacatures staan op de Vacaturebank/bij Sterk P. Judith: Ik denk dat er actiever op zoek moet worden gegaan naar nieuwe bestuursleden. Peter: Stond al op Facebook. Gaan we doen, taakfacetten uitzetten. Het is erg lastig om bestuursleden te vinden.

Andere vereniging kampen met hetzelfde probleem (contact jeugd/ouders). Peter benadrukt dat er zonder bestuur geen hart van de vereniging is. Het bestuur zorgt voor het geheel en de trainers zorgen voor de continuïteit. Er zijn geen berichten binnen komen m.b.t. andere kandidaten.

Judith: Bericht bij voordeur voor een actievere benadering?!

Martine: Hoeveel tijd gaat er zitten in secretaristaken. Notuleren, correspondentie, telefoon e.d. (bijv. wanneer bereikbaar) en hoeveel aantal uren zit er in de taken van een penningmeester. Martine is managementass. en is wellicht geïnteresseerd in het vervullen van de functie van secr.

Behalve de vaste taken komen andere taken zoals acties (o.a. Oranje Fonds Collecte ‘18) ook voornamelijk op de schouders van het bestuur terecht. Alleen voor de uitvoering was er een commissie o.l.v. Clementine in het leven geroepen afgelopen jaar.

4. Notulen van de algemene ledenvergadering van 28 mei 2018

De notulen staan online. Notulen van mei 2018 worden goedgekeurd (A. Peterzen).

5. Ingekomen stukken voor de algemene ledenvergadering

Er zijn geen ingekomen stukken.

6. Jaarverslag 2018

Bestuursaangelegenheden Financiën waren vorig niet geaccepteerd. Rekening courant is aangepast. Wat betreft het advies om te werken op declaratiebasis, daar zijn we mee bezig. Alisha heeft zich bezig gehouden met de Privacywetgeving (AVG).

Sandra L. heeft tijdens de B.V. in november een mail naar de trainers gestuurd om te inventariseren welke materialen er hoognodig zijn. De acties voor de uitvoering 2018, rommelmarkt e.d., hebben het nodige opgebracht. Van het overschot worden er materialen van zijn/worden besteld (trampoline en meer), actie Alisha.

De lampen voor de gymzaal zijn al aanwezig. Moeten middels een hoogwerker nog geplaatst worden. Wellicht zijn er ouders die dat op zich willen nemen.

Elise heeft met de Ritmische Gymnastiek een knappe prestatie geleverd. Maar onze grootste prestatie voor alle groepen was natuurlijk de uitvoering!

Gebouw Peter vertelt dat hij met Anne-Marie in contact is geweest met de Gemeente Papendrecht en Platform Maatschappelijke Verkenning. Dit met het oog op de toekomst van het gebouw. Ook heeft hij een bezoek gebracht aan Turnver. Oud-Alblas om ideeën op te doen.

Wij weten niet precies wat de toekomstplannen van Ruimtelijke Ordening van de gemeente zijn. Peter: Het gebouw is 40 jaar oud. Wat zijn de mogelijkheden? Renoveren zou circa € 50.000,-- kunnen gaan kosten. Bij afbreken en iets nieuws neerzetten kost tussen de € 750.000,- en € 5.000.000,-. We moeten een keuze gaan maken.

Termijn: Binnen 5 jaar gerealiseerd (scholen > Willem). Gaan we plannen maken voor een verbouwing, renoveren of uitbreiden. Herstellen, noodzakelijke reparaties. Investeren: Door acties moet er geld komen.

Judith: Er is lekkage in een kleedkamer. Dat moet sowieso verholpen worden. Peter: Komt van het dak.

Het bestuur zal zorgen dat er een bericht naar de leden gaat dat dit alles speelt. Werkgroep?! Acties en Opbrengsten De Rabobank Clubkas Campagne heeft € 918,-- opgebracht. Alisha en Peter zijn bij de uitreiking van de cheque in Barendrecht aanwezig geweest. Alisha: Er valt meer, extra bedrag (bonus), uit te halen. Leuk filmpje/vlaggetjes … Sportgala Anne-Marie en Alisha zijn bij het Sportgala aanwezig geweest en hebben gestemd. RG: Sportploegtalent van het jaar.

7. Financiën zie Financieel Jaarverslag 2018

Exploitatierekening 2018 Toelichting Sandra L.: Positief resultaat, exploitatie overschot. Opbrengst uitvoering staat op rekening “Doelsparen” . Urenvergoeding = naar beneden gegaan. Hoge afrekening Eneco > energieprijzen zijn omhoog gegaan. Programmering kachel, actie Peter.

Hogere Algemene Kosten, hieronder valt nu ook het kopje “PR Kosten”. Wedstrijdkosten zijn teruggehaald.

Ledenaantal: 2e Kwartaal altijd lager, na zomervakantie > weer omhoog.

Peutergym: (Was) 4 Groepen. Alisha: Zou naar 3 groepen kunnen.

Investeringen. Niet geïnvesteerd, wel geld opzij gezet (Reserveringen).

Grote ClubActie heeft niet zoveel opgeleverd, doordat er al vele andere acties geweest waren. Subsidies Jeugdsport Alisha: Subsidie moet ieder jaar weer opnieuw worden aangevraagd. De vereniging had geluk. Op moment van aanvraag begin ’19 nog veel jeugdleden (peutergym). Kascommissieverslag Controle uitgevoerd door Frouke Leeuwendal en Wijnie van Wijnen. Het verslag van de kascommissie wordt goed bevonden, “verklaring Decharge” = verleend. Peter bedankt Wijnie en Frouke voor hun inzet.

Benoeming kascommissie Er zijn (nog) geen gegadigden.

Begroting 2019-2020 Onderhoud van het gebouw, reservering voor de toekomst (gemeente?!).

8. Rondvraag en Sluiting

Clementine: Het licht in de toiletten gaat heel snel uit. Peter: Ik heb daar al naar laten kijken door “Wemmers” (geschatte kosten € 300/400,--). Ilona: Mijn man is elektriciën,’k zal eens navraag doen.

Clementine staat alleen op de kleutergroepen deelt zij mede. In het kader van de veiligheid helpt een moeder nu een handje, zegt ze. Hulptrainer basiscursus > 1e/2e groepen, actie Patricia. Clementine overhandigt een brief met klacht over het niet bereikbaar zijn van de mail (turnpakjes). Alisha: Dit is een Microsoft probleem.

Frouke: Kan Sterk niet benaderd worden voor de vacature van klusjesman? Anne-Marie: Volgens Sterk willen mensen samen klussen, organisatorisch weer lastiger. Optie lampen vervangen zaal? Clementine: De schoonmaak laat te wensen over. Alhoewel, het ligt niet aan de schoonmaak, maar aan het vies achterlaten Peter spreek elkaar daarop aan. .

Er wordt op zondag en woensdag schoongemaakt

Wijnie: Ik zou (weer) een monteur langs laten komen voor de kachel.

Ilona: Een vriendin wil misschien yoga geven. Staan jullie daar voor open? Het bestuur staat er zeker voor open.

Peter: De Viermaster wil de zaal onder schooltijden huren. Er is reeds nader contact geweest.

De voorzitter sluit de vergadering om circa 22.15 uur.

Na afloop werd er nog een drankje gedaan.

Downloads:

Notulen ALV Overzicht